Лист фонда пример заполнения

Документы архивного учета. Дело фонда

Лист фонда пример заполнения

М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист

  • Ведение дела фонда
  • Акты учета документов

Согласно п. 3.5. Правил,1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания.

Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

  • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
  • список фондов;
  • лист фонда;
  • опись дел, документов;
  • реестр описей.

В правила 2002 года, помимо перечисленных документов, входили еще и такие документы: паспорт архивохранилища, опись особо ценных дел, книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования, опись страхового фонда, лист-заверитель дела, дело фонда.

Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.

Дело фонда – особенный источник информации об архивных документах, который содержит сведения о приеме-передаче дел на хранение, об уничтожении дел, сведения о составе и объеме дел и документов, акты проверки наличия и состояния дел фонда, исторические справки к фонду, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, в общем, все те документы, которые отражают работу с архивом. Документы архивного учета необходимо формировать в дело фонда, это позволит избежать утраты этих документов. В итоге дело фонда – это единственный документ, который содержит документы, подтверждающие действия, направленные на изменение судьбы документов (прием, передача, уничтожение).

Порядок ведения дела фонда.

  1. Дело фонда ведется на каждый фонд.

  2. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.

  3. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

  4. Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.

  5. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.

  6. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

  7. Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.

  8. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив.

На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т. к.

являются документами – основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.

К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к.

данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены.

Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда.

Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.

Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение

УТВЕРЖДАЮООО «Проектный институт»УТВЕРЖДАЮКГБУ «Государственный архив Пермского края»
________________/О.И. Смирнов/Подпись руководителя__________________/И.М. Дмитриева/Подпись руководителя
«_____»________________2016 гМ.П.«_____»____________________2016 гМ.П.

АКТ

15.03.2016 № 1

Г. Пермь, ул. Ленина, 63

приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

В связи с обнаружением дела № 01-108 «План экономического и социального развития организации» (фонд № 3589), найденное при проверке наличия и состояния дел, хранящихся в ведомственном архиве ООО «Проектный институт» передает, а КГБУ «Государственный архив Пермского края» принимает на государственное хранение дело за 2008 год.

п/пИндекс делаЗаголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Количество листов
12345
101-108План экономического и социального развития организации на 2008 год25

Итого принято 1 (одна) ед. хранения.

Передачу произвели:Прием произвели:
Ведущий специалист_______________/Е.М. Иванова/подпись«должность»_______________/____________________/подпись
«_____»______________2016 г.«_____»______________2016 г.

Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению

ООО «Проектный институт»УТВЕРЖДАЮдиректор__________________/ О.И. Смирнов /«_____» «____________» 2016 г.

АКТ

20.05.2016 № 1

г. Пермь

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению за 2010 г.

На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» № 3589

Заголовок делаДата дела или крайние датыНомера описейИндекс дела по номенклатуре или № дела по описиКоличество делСроки хранения делапримечание
12345678
1Переписка по основным направлениям деятельности11.01.2010

Источник: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?415

Лист фонда

Лист фонда пример заполнения

На странице представлен образец документа «Лист фонда» с возможностью скачать его в формате xls.

Тип документа: РазноеДля того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.Размер файла документа: 50,0 кб

Лист фонда — сводный документ, опись, позволяющая отразить приход и выбытие дел архива предприятия; один из важнейших документов, необходимых для работы архива.

Принципы работы с архивными документами

Работа любой организации неизбежно сопровождается ведением различного рода документации. Все документы организации подлежат систематизации и учету, в том числе, и для определения срока их хранения.

В зависимости от установленного срока хранения в архивном деле и делопроизводстве принято различать:

  • »вечные» документы, то есть те, которые подлежат постоянному хранению и никогда не уничтожаются. Как правило, они имеют наибольшую важность (учредительные документы, приказы по основной деятельности, годовые планы и отчеты и т.п.);
  • документацию длительного хранения (срок составляет более десяти лет), которые по истечении этого срока уничтожаются (например, приказы по личному составу);
  • документацию временного хранения, которая подлежит уничтожению по прошествии десяти лет и раньше.

Документы первой категории, как правило, имеют историческое, экономическое и т.п.

значение и составляют архивный фонд организации, который в свою очередь будет являться составной частью городского или ведомственного архива.

Отметим, что не относятся к фондам госархивов документы организаций, не являющихся государственными или муниципальными. Они самостоятельно обеспечивают хранение своих важных документов.

Документы передаются в архив по сводным описям, утвержденным ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архива, и по акту приема-передачи дел.

Когда дела конкретной организации впервые поступают в архив, на эту организацию (фонд) заводится лист фонда.

Форма документа

Для составления листа фонда можно использовать как «Основные Правила работы архивов организаций», введенные в действие в 2002 году, так и «Правила организации работы архивов», утвержденные приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015 года.

Содержащиеся в них формы являются идентичными.

Заполнение формы

Согласно вышеуказанной форме, лист фонда должен содержать в себе следующие разделы:

  1. »шапку», в которой указаны название самого документа и порядковый номер фонда, на который заводится лист; название организации, где расположен архивный фонд, дата первого поступления документов фонда. Если в данном архиве есть особо ценные документы, к номеру добавляют сокращение «ОЦ»;
  2. таблицу, в которой перечислены все названия фонда, начиная с момента его основания и по настоящее время. Также должны быть указаны дата начала и окончания деятельности фонда под каждым названием. Названия указываются вне зависимости от того, передавала ли организация в архив документы за период, когда работала под тем или иным именем;
  3. таблица учета неописанных документов;
  4. таблица учета описанных документов.

Как правильно внести изменения

Необходимость внести изменения (исправления) в учетные данные листа фонда обусловлена чаще всего изменениями состава фонда (поступление, списание дел) и осуществляется на основании других учетных документов. Например, на основании соответствующих актов в случае утери дел или обнаружения неучтенных документов, которые организация «забыла» предоставить в архив ранее.

Лист фонда также может быть составлен заново. Это допускается в следующих случаях:

  1. если документ необратимо поврежден, например, в результате пожара;
  2. если самому городскому или муниципальному архиву был выделен номер, совпадающий с номером фонда организации, то есть фактически появляются два фонда с одинаковыми номерами.

»Старый» лист фонда не уничтожается. Он подлежит хранению в деле фонда. На нем делается пометка «Лист пересоставлен… года».

Срок хранения

Листы фонда являются своеобразной картотекой всех фондов, хранящихся в архиве. Их не подшивают, а хранят в папке, сложенными по порядку. Для папки составляется заверительная надпись, содержащая в себе:

  • номер папки (в случае, если она не одна);
  • количество документов, хранящихся в папке;
  • номера документов (с… по…;), которые идентичны нумерации фондов;
  • указание на наличие продолжений для отдельных листов (лист фонда №… имеет продолжение на… листах).

Если состав листов изменяется, заверительная надпись переписывается. Старая надпись остается в папке. Хранение листов фонда осуществляется в архиве постоянно, до момента выбытия фонда или ликвидации самого объединенного архива.

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Источник: https://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%A0%D0%B0%D0%B7%D0%BD%D0%BE%D0%B5/%D0%9B%D0%B8%D1%81%D1%82_%D1%84%D0%BE%D0%BD%D0%B4%D0%B0

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.